1、禁止一切对院长信箱的攻击行为，禁止利用院长信箱进行造谣、诽谤、传播反动言论等种种非法行为，违者将依法追究其责任。同时，对一些不健康、不严肃、重复的邮件，将不予受理。

2、信件提交成功后，系统将自动为你的信件生成"编号"和"密码"，请牢记你的信件"编号"和"密码"，你可以用信件"编号"和"密码"通过"信件查询"栏目搜索到你的信件办理情况。

3、信件提交成功后将进入信件办理流程，相同内容信件请勿重复提交。信件正在办理中将不对外公开，可对外公开的信件办理完毕后统一放在"办结信件公开栏"栏目里。

4、院长信箱建有规范的办理程序。院长对所有邮件均亲自阅处和批转，对重要的信件还要求承办单位及时将办理结果报送院长本人。

5、"办结信件公开栏"栏目建立有严格的信息发布制度。院长来信反映的内容多、情况杂，有的信件仅需有关领导和相关部门阅知；有的信件内容有特殊性和出于对写信人的保护，如反映干部人事问题等，都不宜公开。因此，对信件办理情况不能做到件件网上公开。